Služby

Dlouhodobé
ukládání papírových dokumentů
a skartace

Společnosti a veřejné instituce disponují citlivými údaji a interními informacemi svých zákazníků a zaměstnanců. Tyto informace musí být bezpečně archivovány a skartovány po zákonné lhůtě jejich úschovy nebo po jejich využití.

K našim klientům přistupujeme v každém okamžiku individuálně a přesně podle toho, co právě potřebují, bez ohledu na to, jestli se jedná o konzultaci ohledně legislativy, dlouhodobého skladování, skartaci či digitalizaci dokumentů nejen z důvodu finanční úspory. Procesu skladování a skartace se věnujeme v souladu s právními předpisy a pravidly jednotlivých zákazníků.

Reference

Více o službě

↓

Dlouhodobé skladování dokumentů

  • Přeprava Vašich dokumentů
  • Roztřídění dokumentů dle klasifikačního plánu a požadavků
  • Označení dokumentů datumem skartace v souladu s legislativou
  • Organizace a správa archivu kvalifikovanými zaměstnanci
  • Maximální bezpečnost pro Vaše dokumenty
  • Dlouhodobé uskladnění Vašich dokumentů po dobu platnou dle legislativy
  • Skartace dokumentů v souladu s legislativou
  • Vyhledávání v uložených dokumentech a předání jejich originálů či kopií/scanů

Kompletní převzetí Vaší spisové služby - uskladnění formou outsourcingu

Výhodou outsourcingu je, že náklady na zajištění specializované činnosti jsou nižší, soubory a Vaše dokumenty jsou řízeny odborně vyškolenenými a zkušenými zaměstnanci. Vaše společnost se může plně věnovat svému oboru a odpovědnost za problematiku v oblasti skladování a správy dokumentů svěřit do našich rukou. Odpovědnost za veškeré náležitosti pracovně-právního vztahu se zaměstnancem i za vedení jeho personální a mzdové agendy přebírá naše společnost.

Offline a online skladování

Digitalizované dokumenty v elektronické podobě uskladněné "offline způsobem", mohou být uloženy v našem zabezpečeném datacentru po dobu požadovanou naším zákazníkem. Obvykle se jedná o data uložená na běžná paměťová média nebo optická média, která poskytují bezpečné uložení po dobu obvykle 3 měsíců, resp. po dobu aktivní práce zákazníka s dokumenty. Všechny digitalizované dokumenty mohou být uloženy také on-line, což znamená, že jsou kdykoliv k dispozici pro uživatele přes rozhraní nebo zabezpečené webové prohlížeče.

Operativní skladování

Dokumenty v tištěné podobě lze zařadit do našeho operativního skladu po dobu požadovanou klientem. Zpravidla se jedná o digitalizované dokumenty, s kterými klient aktivně pracuje a potřebuje je mít po požadovanou dobu bezpečně a operativně přístupné. Tyto dokumenty čekají na odvoz do skladu. Naše logistické prostory jsou vybaveny nejmodernějším bezpečnostním systémem. Disponujeme volným prostorem k operativnímu skladování pro více než 60 miliónů dokumentů.

Bezpečná skartace dokumentů

Zajišťujeme kompletní a bezpečnou skartaci dokumentů, vytřídění nepotřebných dokumentů a archiválií po ukončení skartační lhůty podle typu použitého papíru a stupně citlivosti údajů v dokumentech obsažených. Odvoz na skartaci a proces skartace jsou prováděny ve velkoobjemovém kontejneru, který je vždy při převozu zakryt sítí. Z kontejneru se dokumenty ihned vysypávají na dopravník ke skartovacímu stroji, provádějícího mechanické drcení na papírovou hmotu. Tato je pak lisovaná do balíků a je předávána do dalšího procesu zpracování druhotné suroviny.

  • Přeprava Vašich dokumentů
  • Příprava dokumentů ke skartaci
  • Vytřídění nepotřebných dokumentů a archiválií po ukončení skartační lhůty
  • Vytřídění dokumentů po uplynutí skartační lhůty, razítka vyřazeného z evidence, typu papíru (běžný kancelářský papír a krabicová lepenka), typu citlivých údajů na dokumentech obsažených – pokud je potřeba k některým údajům se zachovat citlivěji něž k ostatním. Velmi citlivé dokumenty se musí drtit na jemnější papírovou drť a následně spalovat
  • Skartace, likvidace dokumentů v souladu s legislativou
  • Bezpečné rozmělnění nebo rozemletí a slisování dokumentů a tím vytvoření přímo zužitkovatelných druhotných surovin

NAHORU ⬏